Persoonlijke levenssfeer

Bericht aan de klanten over de bescherming van de persoolijke levenssfeer

SOWL N.V., waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is aan de Elsensesteenweg 12 te 1050 Brussel, met ondernemingsnummer BE 0888.719.344, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt en gebruikt persoonsgegevens van zijn klanten (die verder “Klanten” worden genoemd), in overeenstemming met de verordeningen inzake gegevensbescherming en meer bepaald met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016, namelijk de Algemene Verordening Gegevensbescherming (die verder “AVG/GDPR” wordt genoemd).
Dit bericht over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer legt uit waarom en hoe SOWL persoonsgegevens over zijn Klanten inzamelt (verder de “Klantengegevens” genoemd), hoe het die beschermt en hoelang het die bewaart. Dit bericht geldt onverminderd de specifieke bepalingen die desgevallend voorkomen in andere documenten.

  1. Waarom verwerkt SOWL Klantengegevens?
    SOWL bewaart en verwerkt Klantengegevens in al dan niet elektronische vorm ten behoeve van de administratie, de marketing en het klantenbeheer, meer bepaald in het licht van volgende niet uitputtende opsomming van activiteiten: het verwerken en beantwoorden van alle mededelingen, vragen en verzoeken die Klanten aan SOWL richten (ook via de internetsite) of in aansluiting op een eerste contact met SOWL, het verwerken van informatie over de (daadwerkelijke of mogelijke) onlineverkoop van producten en/of diensten van SOWL en het versturen van facturen naar Klanten, het bezorgen van informatiebrieven en andere marketingberichten aan Klanten, het uitvoeren van enquêtes en marktonderzoeken, het verbeteren van de producten en/of diensten van SOWL en het oplossen van conflicten.
  2. Welke zijn de juridische grondslagen voor het verwerken van Klantengegevens?
    De Klantengegevens worden verwerkt op een geoorloofde, loyale en doorzichtige wijze. Ze worden verwerkt op basis van één of meer van volgende juridische grondslagen:
    • Voor het sluiten en beheren van de uitvoering van een verkoop of ander contract met een Klant, met inbegrip van de factureringsprocedure;
    • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op SOWL van toepassing zijn (bv. inzake fiscaliteit enz.);
    • In het kader van de wettige belangen van SOWL en/of van een derde partij, maar die, volgens SOWL, ook voordelig zijn voor de Klanten, zoals, maar niet alleen, direct marketing en gegevensanalyses;
    • De toestemming van de Klant in kwestie (bv. om te antwoorden op een klantentevredenheidsonderzoek). De desbetreffende Klant kan zijn toestemming altijd intrekken, met dien verstande dat dit geen afbreuk doet aan het geoorloofde karakter van de verwerking die werd uitgevoerd op basis van die toestemming en vóór het intrekken ervan.
  3. Welke categorieën van Klantengegevens worden er verwerkt?
    Alle Klantengegevens vormen persoonlijke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
    Voor bovengenoemde doeleinden kan het verwerken van persoonsgegevens volgende categorieën omvatten:
    • Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam en adres;
    • Elektronische identificatiegegevens zoals e mailadres en telefoonnummer;
    • Persoonlijke details zoals geboortedatum, taal, nationaliteit en geslacht;
    • Consumptiegewoonten (aankoopvolumes, verkoophistoriek enz.);
    • Deelname aan evenementen (desgevallend met inbegrip van de gezins en/of familieleden);
    • Gegevens uit enquêtes.
  4. Van waar komen de Klantengegevens?
    Wanneer een Klant contact opneemt met SOWL, komen de eerste gegevens over het algemeen van de Klant zelf of indirect via zijn bezoek aan onze website (bv. cookies). Wanneer de eerste gegevens niet werden verkregen van de Klant zelf maar via andere personen die diens gegevens aan SOWL hebben bezorgd, kan SOWL ook contact met een Klant opnemen voor prospectiedoeleinden. In het kader van zijn omgang met SOWL zal de Klant in kwestie aanvullende informatie bezorgen aan SOWL (bv. de nodige informatie voor de bestelbon). Indien de Klant de door de wet of het contract vereiste informatie niet aan SOWL bezorgt, kan deze laatste beslissen geen rekening te houden met de vragen of bestellingen van die Klant. Indien de Klant geen andere informatie geeft, kan hij ook niet profiteren van de daarmee verbonden voordelen. Wanneer een Klant bijvoorbeeld zijn e mailadres niet aan SOWL wil geven, kan hij/zij geen enkele elektronische informatiebrief van SOWL ontvangen.
    SOWL kan ook gegevens over een Klant krijgen via andere klanten, leveranciers of, meer algemeen, via andere personen met wie de Klant die gegevens uitwisselt in het kader van zijn omgang met SOWL.
  5. Wie heeft toegang tot de Klantengegevens?
    Voor bovengenoemde doeleinden kunnen persoonsgegevens worden meegedeeld aan en eventueel verwerkt door:
    • De Klanten zelf;
    • Het personeel van SOWL, dat de persoonsgegevens in kwestie moet kennen;
    • De personen en wettelijke entiteiten die rechtstreeks in contact staan met SOWL, zoals dochterondernemingen of franchisehouders;
    • Overheden, in overeenstemming met de van toepassing zijnde verordeningen, zoals de belastingdienst;
    • Dienstverleners (bij voorbeeld voor het onderhoud van de website, voor hulp bij promotiecampagnes enz.) en andere professionele adviseurs van SOWL, die op de hoogte moeten zijn van die informatie.
  6. Worden de Klantengegevens overgemaakt naar ander landen dan het land waarin de Klanten wonen?
    Over het algemeen worden die gegevens bewaard in België, maar het kan gebeuren dat we sommige informatie over Klanten overmaken naar het buitenland. Dat gebeurt echter altijd in verband met het beheer van onze activiteiten. Wanneer er gegevens buiten de Europese Unie worden gebracht, zal SOWL altijd hebben voorzien in de nodige waarborgen, zoals bepaald door de AVG/GDPR.
  7. Hoelang worden de Klantengegevens bewaard?
    De Klantengegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor bovengenoemde doeleinden.
    Gegevens die worden overgemaakt in het kader van opmerkingen of vragen, worden 1 maand bewaard nadat wij ze beantwoord hebben.
    Gegevens die indirect worden overgemaakt door ons systeem, worden slechts 1 maand na het bezoek aan onze website bewaard.
    Gegevens die worden overgemaakt naar aanleiding van een onlinebestelling via onze website, worden 12 maanden bewaard.
    Voor het overige worden de Klantengegevens zolang bewaard als SOWL een wettelijke verantwoordelijkheid kan hebben voor dewelke het gebruik van de Klantengegevens relevant kan zijn, rekening houdende met de toepasbare verjaringstermijnen en de door de wet opgelegde bewaringsplicht.
  8. Hoe worden de Klantengegevens beschermd?
    SOWL stelt alles in het werk om de Klantengegevens te bewaren en te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde bekendmaking en toegang.
  9. Welke rechten hebben individuele personen en met wie kunnen ze contact opnemen?
    Individuele personen van wie er persoonlijke informatie zoals Klantengegevens wordt ingezameld en verwerkt, kunnen altijd, op voorwaarde dat ze hun identiteit afdoende bewijzen, met SOWL contact opnemen om:
    • Hun persoonsgegevens in te zien, te verbeteren of te wissen;
    • Het verwerken van hun persoonsgegevens te beperken of er zich tegen te verzetten (bv. voor direct marketingdoeleinden);
    • De door hen bezorgde gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gebruikelijk en machinaal leesbaar formaat, en, indien ze dat wensen, die over te maken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, wanneer ze werden verwerkt op basis van hun toestemming en/of van de uitvoering van het contract;
    • Bijkomende informatie te ontvangen over de waarborgen in geval van internationale gegevensoverdracht;
    • Een bezwaar in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij een controleautoriteit van de EU, indien ze menen dat SOWL niet heeft gehandeld in overeenstemming met de geldende verordeningen inzake gegevensbescherming.
    Voor alle bijkomende informatie over die rechten kunt u contact opnemen met SOWL:
    • Per e-mail (hello@sowl.be) of
    • Per brief (SOWL n.v., Elsensesteenweg 12, 1050 Brussel)
  10. Wijzigingen
    SOWL kan dit bericht over de bescherming van de persoonlijke levenssfeer altijd wijzigen indien dat nodig is, meer bepaald om zich te schikken naar veranderingen in de regelgeving of naar de eisen die worden gesteld door de gegevenbeschermingsautoriteiten.

Jongste update: 6/12/2018